Nhằm hỗ trợ người nộp thuế nhận lại tiền thuế nộp thừa một cách nhanh chóng và thuận tiện, quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 và Quyết định số 108/QĐ-TCT, được áp dụng từ ngày 24/01/2025 sẽ hỗ trợ các tổ chức và cá nhân khi có phát sinh nghiệp vụ hoàn thuế.

          I. QUY TRÌNH HOÀN THUẾ TNCN NĂM 2025 (TỰ ĐỘNG)

Bước 1. Gợi ý tờ khai

- Hệ thống thuế tạo Tờ khai quyết toán gợi ý trên eTax Mobile hoặc Thuế điện tử.

- Người nộp thuế (NNT) kiểm tra, xác nhận hoặc chỉnh sửa thông tin.

Bước 2. Giải quyết hoàn thuế TNCN tự động

Sau khi nhận được hồ sơ quyết toán thuế có chỉ tiêu "Số thuế hoàn trả cho NNT", hệ thống sẽ tự động kiểm tra và xử lý hoàn thuế nếu hồ sơ đáp ứng đủ ba điều kiện sau:

1. Nghĩa vụ thuế đã hoàn thành: Tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN của kỳ quyết toán đã được NNT nộp đủ vào ngân sách nhà nước.

2. Khớp số liệu thu nhập và thuế: Chỉ tiêu "Tổng thu nhập chịu thuế" và "Tổng số thuế đề nghị hoàn trả" trên hồ sơ hoàn thuế phải khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ.

3. Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn thuế: Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn thuế của NNT phải được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế.

Nếu hồ sơ đáp ứng đủ các điều kiện trên, hệ thống sẽ tự động lập và ký điện tử Quyết định hoàn thuế và Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước, trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký ban hành

Bước 3. Kiểm tra tự động

Hệ thống xét duyệt nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện:

- Đã nộp đủ thuế TNCN.

- Số liệu quyết toán khớp dữ liệu ngành thuế.

- Tài khoản nhận hoàn thuế xác thực hợp lệ.

Bước 4. Tự động giải quyết

Trong vòng 3 ngày làm việc, hệ thống:

- Ban hành Quyết định hoàn thuế

- Lập Lệnh hoàn trả cho NNT

Bước 5. Kiểm tra sau hoàn

1. Hệ thống kiểm tra bổ sung định kỳ.

2. Trường hợp kê khai sai hoặc điều chỉnh sau, có thể thu hồi hoàn thuế.

Lưu ý: Cá nhân tự quyết toán có số thuế nộp thừa sẽ được hoàn tự động mà không cần nộp hồ sơ riêng.

II. HỒ SƠ HOÀN THUẾ TNCN

Theo Điều 42 Thông tư số 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm:

- Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này.

- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế.

- Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).

Trên đây là hướng dẫn quy trình và hồ sơ hoàn thuế TNCN để các tổ chức và cá nhân nghiên cứu áp dụng khi có phát sinh hoàn thuế TNCN.