Ngày 03/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2024. Nghị định này thay thế cho Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ trong quản lý tài liệu lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, số hóa và bảo đảm an toàn thông tin trong kỷ nguyên số. Một số điểm mới nổi bật của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:

- Quy định chi tiết về xây dựng, cập nhật và kết nối Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Đây là nền tảng cho việc chia sẻ, khai thác, quản lý thống nhất thông tin lưu trữ giữa trung ương và địa phương. Nghị định cũng đưa ra cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa, yêu cầu định kỳ cập nhật, đồng bộ thông tin giữa các bộ, ngành, địa phương.

- Thiết lập và tiêu chuẩn hóa hệ thống Kho lưu trữ số: Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về Kho lưu trữ số, chia theo 4 mức độ (dựa trên dung lượng dữ liệu và quy mô xử lý). Mỗi Kho lưu trữ số phải có hệ thống trung tâm dữ liệu chính (DC), trung tâm dự phòng (DR), và hệ thống lưu trữ rủi ro độc lập (RR), bảo đảm lưu trữ an toàn, liên tục, không gián đoạn kể cả trong trường hợp thảm họa xảy ra.

- Chuẩn hóa yêu cầu đối với hệ thống phần mềm và quản trị dữ liệu: Nghị định quy định hệ thống phần mềm của Kho lưu trữ số phải đáp ứng đầy đủ chức năng: từ thu, nộp tài liệu; phân loại, bảo quản, xác định giá trị; đến khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số. Hệ thống cũng phải có chức năng tự động hủy tài liệu hết giá trị, sao lưu, phục hồi và quản trị người dùng – đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát truy cập.

- Chi tiết hóa tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu giấy và vật mang tin khác: So với quy định khá tổng quát trước đây, Nghị định mới đã phân loại quy mô Kho tài liệu giấy theo 4 mức độ, đồng thời quy định cụ thể yêu cầu về vị trí, thiết kế, thiết bị bảo quản, hệ thống phòng cháy chữa cháy và hạ tầng kỹ thuật. Điều này giúp các cơ quan chủ quản có căn cứ rõ ràng để đầu tư, xây dựng kho lưu trữ đạt chuẩn.

- Bổ sung quy định về lưu trữ dự phòng và nền tảng lưu trữ số quốc gia: Lần đầu tiên, khái niệm nền tảng Lưu trữ số quốc gia và hệ thống lưu trữ dự phòng (RR) được quy định rõ, nhấn mạnh vai trò của sao lưu định kỳ, an toàn dữ liệu và khả năng phục hồi khi có sự cố. Đây là yếu tố sống còn trong bối cảnh gia tăng rủi ro an ninh mạng và phụ thuộc vào dữ liệu số.

- Bảo vệ tài liệu lưu trữ có điều kiện và thông tin nhạy cảm: Nghị định số 113/2025/NĐ-CP cũng quy định về tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, bao gồm các tài liệu chứa thông tin ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế... Việc sử dụng các tài liệu này phải tuân thủ quy trình cho phép rõ ràng và chặt chẽ, đảm bảo an toàn thông tin.

- Quy định điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ: Khác với Nghị định cũ chỉ quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Nghị định mới bổ sung điều kiện đối với tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ, cùng với trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận. Đây là bước tiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ trên thị trường và đảm bảo an toàn pháp lý cho khách hàng sử dụng dịch vụ.

Nghị định số 113/2025/NĐ-CP đã tạo ra một bước chuyển toàn diện về phương thức quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập quốc tế. Những quy định mới không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp, đồng bộ trong hoạt động lưu trữ, mà còn đặt nền móng vững chắc cho việc xây dựng một hệ thống lưu trữ số hiện đại, an toàn, hiệu quả và minh bạch.