Thời gian qua, việc sử dụng hoá đơn điện tử đã giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, công sức trong việc lập, hạch toán, đối chiếu dữ liệu, nhận, gửi hóa đơn và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mất mát hóa đơn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp nói riêng và của toàn xã hội nói chung.
Tuy nhiên, hiện nay vẫn không ít doanh nghiệp đang lo lắng về các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy, đứng trước những mối lo đó, doanh nghiệp cần làm gì?.
Dưới đây sẽ là một số giải pháp giảm thiểu rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tham khảo.
Thứ nhất, tự kiểm tra, xác minh về giao dịch
Để đảm bảo tính chính xác và đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau:
- Đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
- Xác minh về hình thức giao nhận hàng hóa, địa điểm giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng hóa.
- Xác minh chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa trước thời điểm giao nhận hàng hóa.
- Xác minh về thanh toán, bao gồm đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch, số lần thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán, và chứng từ thanh toán.
- Xác minh về xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan và vận đơn.
Thứ hai, kiểm tra lại thông tin hóa đơn, nhờ đó có thể tránh được những rủi ro và có phương án xử lý kịp thời.
- Đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể kiểm tra tính minh bạch, hợp lý, hợp pháp của các thông tin trên hóa đơn tại website của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử (địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn) và phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
- Đối với hóa đơn giấy trước đây, khi tiếp nhận hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng hóa đơn đó.
Thứ ba, tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu vào có thuộc doanh nghiệp nợ thuế, có nằm trong danh sách doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế mà cơ quan thuế để ý hay không…thông qua website https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt hoặc phần mềm Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc của Cục Thuế Hà Nội.
Tuy nhiên, cũng nên chú ý rằng quá trình tra cứu thông tin hiện vẫn còn nhiều hạn chế như việc phải tải từng trang danh sách với thông tin phân tán không liền mạch hay phải điền thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn gây bất tiện. Hơn nữa, có những trường hợp doanh nghiệp nằm trong danh sách doanh nghiệp bỏ trốn nhưng được xác minh lại là không phải, được ra khỏi danh sách hoặc ngược lại, tại thời điểm người mua tra cứu thì người bán vẫn đang hoạt động nhưng khi thuế kiểm tra thì lại bỏ trốn.
Như Quỳnh